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Regolamento organizzativo

(aggiornato al 14/4/2016)

Art.1 – ammissione federati

Soci della Federazione (denominati Federati) possono essere solo le entità giuridiche inquadrabili fra i cosiddetti Gruppi di Ricerca.
I Gruppi di Ricerca che intendono federarsi a FICOG, devono:

  1. avere i seguenti requisiti:
    - avere svolto attività di ricerca – riscontrabile con la sussistenza di trial registrati (ad esempio EudraCT, ClinicalTrials.gov, etc) – nel triennio precedente alla domanda di adesione (art. 4 dello statuto);
    - dare la loro disponibilità all’accreditamento del gruppo e dei centri afferenti (art. 4 dello statuto);
    - aver pubblicato, come Gruppo, negli ultimi tre anni almeno 3 lavori afferenti trials clinici condotti dal Gruppo con un impact factor totale non inferiore a 10;
  2. presentare la richiesta di adesione compilando il format allegato al presente regolamento, ed inviandolo scannerizzato alla Presidenza FICOG via posta elettronica (segreteria.ficog@gmail.com).

Le richieste di adesione saranno sottoposte al Consiglio Direttivo per il suo esame nella prima riunione utile.
Dal momento della ratifica il richiedente assumerà la qualifica di Federato, e il suo rappresentante designato a far parte del Consiglio Direttivo di FICOG si insedierà nella carica.
I gruppi richiedenti che non hanno i requisiti per essere accettati come federati effettivi, possono richiedere lo status di osservatore, a condizione che siano costituiti da meno di tre anni e abbiano almeno un trial clinico del gruppo in corso. Lo stato di osservatore evolve in quello di federato effettivo se nei due anni successivi alla richiesta il gruppo matura i requisiti necessari come precedentemente indicati. L’osservatore può partecipare al direttivo e all’assemblea senza diritto di voto e senza copertura delle spese di partecipazione.
Al termine dei due anni, lo status di osservatore decade se non vengono maturati i requisiti per divenire federati effettivi.

Art. 2 – decadenza federati

Per la decadenza dei Federati vale quanto previsto dallo statuto, il quale dispone che in caso di comportamento difforme a quanto richiesto dallo statuto (versamento della quota associativa deliberata dal Consiglio Direttivo, condivisione delle finalità della Federazione, impegno ad accettare e rispettare, senza riserve ed a tutti gli effetti, le disposizioni contenute nello statuto e negli eventuale/i regolamento/i, nonché le deliberazioni dei competenti organi della Federazione), che rechi pregiudizio agli scopi o al patrimonio della Federazione, o comunque nel caso di inattività – sia con riferimento alla vita sociale della Federazione che con riferimento a partecipazione a studi clinici – superiore a due anni, o di ritardo nel pagamento della quota associativa superiore a due anni, il Consiglio Direttivo dovrà intervenire e dichiarare espulso il Federato. La decisione presa dal Consiglio Direttivo con la maggioranza prevista dallo statuto sarà definitiva ed inappellabile. All’espulsione conseguirà l’automatica decadenza del Gruppo Federato e del suo rappresentante del Direttivo designato. Si considera inattivo il Federato che in un biennio non abbia partecipato con un suo rappresentante ad almeno sei fra assemblee e riunioni del Consiglio Direttivo. La partecipazione alle riunioni del Consiglio Direttivo del sostituto senza diritto di voto di cui al successivo articolo 5 del presente regolamento, è considerata assenza.

Art. 3 – organi collegiali dei Federati

Gli organi collegiali dei Federati sono l’Assemblea e il Consiglio Direttivo.
All’assemblea partecipano i Federati (ad ogni Assemblea potrà partecipare un persona diversa, sarà solo sufficiente che ne abbia i poteri in base a delega conferita dal Federato).
Al Consiglio Direttivo partecipano i Consiglieri, designati dai Federati (ad ogni riunione del Consiglio Direttivo partecipa sempre lo stesso Consigliere, che rimane in carica fino a scadenza del mandato, dimissioni o sostituzione motivata da parte del Federato che lo ha nominato).
A migliore specificazione di quanto previsto dallo statuto, la partecipazione ad Assemblea e Consiglio Direttivo è regolamentata come segue.

Art. 4 – partecipazione dei federati ad Assemblee

L’Assemblea è l’organo di FICOG al quale partecipano tutti i Soci (Federati). Non essendo i soci FICOG persone fisiche, bensì enti, potranno partecipare alle Assemblee nella persona che ne ha la rappresentanza. La rappresentanza è già conferita al legale rappresentante del Federato, ma potrà essere conferita dal Federato a chiunque altro specificatamente delegato.
In tal senso l’art. 8 dello statuto dispone che “L’Assemblea degli Federati è composta da un delegato per ogni Federato, in persona di chi all’uopo designato dagli organi direttivi dei Federati o, in mancanza, dal legale rappresentante del Federato”.
Potrà quindi sicuramente partecipare all’Assemblea, per conto dell’ente che rappresenta, il suo legale rappresentante, che di norma è il suo Presidente (in alcune realtà si chiama Direttore, in altre lo è anche l’Amministratore delegato, etc.).
In alternativa potrà partecipare all’Assemblea chiunque altro all’uopo delegato dall’ente rappresentato. Nel caso occorrerà, volta per volta, una delega scritta e firmata dal legale rappresentante del Federato (conferita da chi ne ha i poteri, e quindi – di norma – dall’organo amministrativo dell’ente rappresentato) dalla quale risulti: chi è il delegante, chi è il delegato, l’assemblea a cui si riferisce la delega, la specifica che il delegato ha i poteri per poter deliberare sugli argomenti all’ordine del giorno – meglio se indicati.
Non è ammessa una delega aperta, che sia valida per tutte le assemblee fino a revoca.
E’ inoltre esplicitata, nello statuto FICOG, la possibilità di conferire delega ad altro Federato (e quindi al suo rappresentante), che non potrà comunque rappresentare più di due altri Federati.
La convocazione viene inviata a tutti i Federati, all’attenzione dei rispettivi Presidenti in carica.

Art. 5 – partecipazione al Consiglio Direttivo

Il Consiglio Direttivo è composto da un rappresentante per ogni Federato, all’uopo designato dall’organo direttivo di ogni Federato. La designazione deve essere formalmente comunicata a FICOG, nelle modalità che si riterranno più opportune (lettera, messaggio di posta elettronica, fax), salvo quanto diversamente disposto dallo statuto per il Federato AIOM.
Nel corso del mandato, ogni Federato potrà sostituire –in via non transitoria – il suo rappresentante, dandone comunicazione motivata al Consiglio Direttivo FICOG.
Il rappresentante designato da ogni Federato a comporre il Consiglio può coincidere con la persona delegata dal medesimo Federato a partecipare all’Assemblea dei federati.
In caso di impossibilità a partecipare ad una riunione, il rappresentante di ogni Federato potrà far partecipare in sua vece, senza diritto di voto, un sostituto dallo stesso designato.